Organisation événements
// Agence conseil en marketing et communication
Organisation d'événements
Vous cherchez à organiser un événement majeur pour votre entreprise ? L'événement mémorable qui générera du lead en étant en accord avec vos valeurs et votre identité de marque ?
Nous avons plus d'une dizaine d'années d'expérience dans l'organisation d'événements, depuis la conférence de presse à l'organisation de salons professionnels au niveau européen réunissant plus de 2.000 personnes, en passant par l'organisation de séminaires et de lancements de produits, le tout avec la mise en place de partenariats.
L'organisation d'événement marketing/com
L'organisation d'événements dans le cadre de la stratégie de marketing et de communication 360 consiste à planifier, coordonner et exécuter des événements destinés à promouvoir une marque et à atteindre des objectifs commerciaux. Ceci regroupe tous les types d'événements : conférences, salons, séminaires, lancements de produits, networking, ateliers...
Si les salons ont diminué d'importance, l'importance d'événement plus ciblés et localissé ont au contraire pris de l'ampleur avec une vraie efficacité marketing et commerciale.
Un événement permet d'accroître la visibilité de la marque et d'atteindre de nouvelles audiences. Il permet de présenter la marque sous son meilleur jour, en mettant en avant ses valeurs, son expertise, ses produits et ses services.
Un événement génère de l'engagement et permet des interactions en face à face avec le public, générant une connexion plus profonde et personnelle avec la marque tout en permettant de recueillir des feedbacks instantanés et de mieux comprendre les besoins et les attentes des clients.
Un événement bien conçu crée une expérience mémorable qui aide à renforcer la fidélité à la marque et génère du bouche-à-oreille positif. Une expérience immersive permet de marquer les esprits et de se différencier des concurrents, d'où l'importance de faire preuve de créativité et d'imagination avec un vrai plan d'animation et des scénographies.
Un événement permet de rencontrer des clients potentiels, des partenaires commerciaux et des influenceurs dans un cadre propice aux échanges et de générer des leads qualifiés.
Un événement permet d'attirer l'attention des médias et de générer une couverture presse qui renforce la crédibilité et l'autorité de la marque. Il offre également du contenu pour les réseaux sociaux et les campagnes de communication post-événement.
Conseils d'organisation
Comme tout élément d'un plan marketing, un événement doit avoir des objectifs clairs et des priorités dans les objectifs à atteindre. Des KPI permettront de mesurer le succès de l'événement (nombre de participants, couverture médiatique, leads générés etc.).
Il faut ensuite cibler, en segmentant l'audience cible de l'événement ainsi que les participants potentiels en fonction de critères démographiques, comportementaux, ou professionnels. Il est aussi possible de définir des Personas avec des profils types pour mieux comprendre les motivations et les attentes des participants.
On en vient alors à l'événement lui-même, avec son thème et format (conférence, atelier, networking etc.).
Il faut alors concevoir une expérience fluide et engageante pour les participants, en tenant compte de l'accueil, de la signalétique, des activités et des interactions.
Le choix du contenu et des intervenants est clef dans la réussite et demande la sélection des intervenants (speakers, animateurs) et la planification du contenu (présentations, panels, démonstrations).
Le budget doit ensuite être défini et détaillé, pour tous les aspects de l'événement (lieu, matériel, personnel, promotion, etc.).
On rentre ensuite dans l'organisation à proprement parler, avec la gestion des aspects logistiques, y compris la réservation du lieu, l'organisation du transport, la gestion des inscriptions et la coordination des fournisseurs.
En parallèle, il faut prévoir une campagne de promotion via les réseaux sociaux, l'email marketing, la publicité en ligne et les relations presse.
Il faut travailler sur les outils de communication (invitations, affiches, vidéos teaser) et les contenus spécifiques pour les médias sociaux sans oublier d'engager les participants potentiels en amont de l'événement par le biais de teasers, de newsletters, ou d'initiatives interactives (concours, sondages).
L'exécution de l'événement lui-même demande une expérience pour assurer une gestion fluide de l'événement sur site, en coordonnant les équipes, les intervenants et les prestataires, tout en intégrant des éléments interactifs pour engager les participants, comme des Q&A en direct, des sessions de networking, ou des démonstrations en temps réel.
On termine enfin par l'évaluation post-événement, avec des retours des participants via des enquêtes ou des sondages pour évaluer leur satisfaction et identifier les axes d'amélioration, avec l'analyse des résultats versus les objectifs initiaux et les KPI et par avec la communication post-événement afin d'en partager les moments forts.
Les qualités requises pour l'organisation d'événements
L'organisation d'événement requiert des qualités spécifiques, en termes d'organisation et gestion du temps, notamment pour planifier et à coordonner tous les détails, tout en respectant les délais et le budget.
Une bonne agence événementielle doit proposer des expériences originales et engageantes.
Il faut de réelles compétences en communication pour interagir efficacement avec les équipes, les intervenants, les partenaires et les participants.
Il faut beaucoup de flexibilité et de capacité à résoudre les problèmes, pour réagir rapidement aux imprévus et trouver des solutions aux problèmes logistiques ou organisationnels.
Ceci implique une excellente gestion du stress et une capacité à maintenir le calme et la concentration sous pression, notamment lors des phases critiques de l'événement.
Le planning d'organisation d'un événement
Planification stratégique
- Recherche : Analyser les besoins de la marque, les attentes du public cible et les tendances actuelles en matière d'événements.
- Définition du concept : Élaborer un concept d'événement qui réponde aux objectifs stratégiques et qui soit aligné avec l'image de marque.
Mise en place opérationnelle
- Sélection des prestataires : Choisir des prestataires fiables pour le lieu, la restauration, le matériel technique, etc.
- Gestion des ressources : Allouer les ressources humaines et matérielles nécessaires à la bonne réalisation de l'événement.
Coordination et suivi
- Calendrier : Mettre en place un calendrier détaillé des tâches à réaliser avant, pendant et après l'événement.
- Réunions de suivi : Organiser des réunions régulières avec les équipes pour s'assurer que toutes les tâches sont en bonne voie.
Exécution et animation
- Gestion de l'événement : Coordonner les opérations sur le terrain, gérer les imprévus et veiller à ce que l'expérience des participants soit optimale.
- Engagement des participants : Utiliser des techniques d'animation pour maintenir l'intérêt des participants tout au long de l'événement.
Post-événement
- Debriefing : Organiser une réunion post-événement avec les équipes pour faire un bilan et tirer des leçons pour les futures éditions.
- Rapport d'évaluation : Rédiger un rapport détaillé incluant les performances mesurées par rapport aux objectifs initiaux et les retours des participants.
L'organisation d'événements dans le cadre de la stratégie de marketing et de communication est un levier puissant pour renforcer la notoriété de la marque, engager directement le public cible et créer des expériences qui renforcent le lien entre l'entreprise et son public. Ce processus exige une planification rigoureuse, une créativité certaine, une communication efficace et une gestion opérationnelle précise. Ceci explique la majorité des entreprises font appel à une agence événementielle pour la mise en place de leurs événements.
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Pour réussir il ne suffit pas de prévoir, il faut aussi savoir improviser
Isaac Asimov.